Jangan Gunakan “I Can’t Confirm” untuk Hal yang Bisa

Seringkali dalam komunikasi profesional, terutama lewat surel atau chat singkat, kita menemukan frasa “I can’t confirm” (saya tidak dapat mengonfirmasi). Meskipun terdengar sopan, penggunaan frasa ini pada situasi di mana seharusnya kita dapat memberikan kepastian justru menimbulkan kebingungan, menurunkan kepercayaan, dan memperlambat proses kerja.

Kenapa Frasa Ini Menjadi Masalah?

Berikut beberapa alasan utama mengapa “I can’t confirm” sebaiknya dihindari bila memang ada kesempatan untuk mengonfirmasi:

• Kurangnya Kepastian: Pihak penerima menunggu kepastian. Menjawab dengan “I can’t confirm” membuat mereka terus menunggu jawaban definitif.
• Menurunkan Kredibilitas: Jika kita mampu memberikan konfirmasi tetapi malah mengelak, kolega atau klien dapat menganggap kita tidak kompeten atau tidak transparan.
• Memperpanjang Siklus Penyelesaian: Proses yang seharusnya selesai dalam satu atau dua hari menjadi terhambat karena harus menunggu klarifikasi yang seharusnya dapat diberikan secara langsung.
• Mengganggu Kolaborasi Tim: Tim yang mengandalkan informasi tersebut menjadi terpaksa menunda aktivitas lain.

Ketika “I Can’t Confirm” Masuk Akal

Tak ada larangan mutlak terhadap frasa ini. Ada situasi di mana memang tidak ada kepastian yang dapat diberikan, misalnya:

• Data belum tersedia atau masih dalam proses verifikasi.
• Keputusan belum diambil oleh pihak yang berwenang.
• Informasi masih bersifat rahasia dan belum boleh dibagikan.

Pada kondisi tersebut, lebih baik mengganti frasa “I can’t confirm” dengan penjelasan singkat mengapa kepastian belum dapat diberikan.

Strategi Mengganti “I Can’t Confirm” dengan Jawaban yang Lebih Konstruktif

Berikut cara-cara praktis untuk mengubah respons menjadi lebih informatif dan membangun kepercayaan:

Jangan: “I can’t confirm.”
Gunakan: “Saya masih menunggu data final, dan akan memberi kabar paling lambat besok jam 10 pagi.”

1. Berikan Estimasi Waktu
   Jika belum ada kepastian, beri tahu kapan Anda dapat mengonfirmasi. Contoh: “Saya akan mendapatkan laporan ini pada Rabu, jadi saya dapat memberi jawaban pasti pada hari itu.”
2. Sebutkan Alasan yang Jelas
   Jelaskan mengapa Anda belum dapat mengonfirmasi. Contoh: “Saat ini belum ada keputusan dari divisi keuangan, sehingga belum dapat memberikan angka final.”
3. Tawarkan Alternatif
   Jika memungkinkan, tawarkan solusi sementara. Contoh: “Sementara menunggu persetujuan, berikut perkiraan kasar yang dapat membantu Anda merencanakan.”
4. Berikan Tindakan Selanjutnya
   Nyatakan apa yang akan Anda lakukan selanjutnya dan bagaimana pihak lain dapat membantu jika diperlukan.

Contoh Penerapan dalam Berbagai Konteks

1. Komunikasi Internal Tim

Sebelum: “I can’t confirm apakah file tersebut sudah siap.”
Setelah: “Saya masih menunggu validasi dari QA, diperkirakan selesai hari ini pukul 16:00. Saya akan kirim file segera setelah terverifikasi.”

2. Koordinasi dengan Klien

Sebelum: “I can’t confirm kapan proyek akan selesai.”
Setelah: “Saat ini kami menunggu konfirmasi dari vendor utama. Kami perkirakan dapat memberikan tanggal final pada Senin depan.”

3. Penawaran Harga

Sebelum: “I can’t confirm harga final.”
Setelah: “Harga belum final karena masih menunggu diskon dari pemasok. Saya akan mengirimkan penawaran yang sudah disesuaikan paling lambat besok pagi.”

Manfaat Mengganti Frasa “I Can’t Confirm”

• Kepuasan Pihak Lain: Mereka mendapatkan kepastian atau setidaknya pandangan ke depan.
• Efisiensi Proses: Mengurangi back‑and‑forth yang tidak perlu.
• Kepercayaan yang Lebih Tinggi: Menunjukkan profesionalisme dan komitmen pada transparansi.
• Meningkatkan Kolaborasi: Tim dapat merencanakan langkah selanjutnya dengan informasi yang lebih jelas.

Ringkasan Praktis

Jika Anda memiliki informasi yang cukup untuk memberikan konfirmasi, hindari penggunaan “I can’t confirm”. Gantikan dengan:

• Estimasi waktu (mis. “Saya akan memberi jawaban pada pukul 14:00”).
• Alasan mengapa belum dapat konfirmasi.
• Alternatif atau langkah sementara.
• Aksi yang akan Anda ambil selanjutnya.

Dengan melakukan perubahan kecil ini, komunikasi Anda akan menjadi lebih jelas, dapat diprediksi, dan meningkatkan profesionalisme dalam setiap interaksi.

Apabila Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang teknik komunikasi efektif, kunjungi TED Talks – Communication atau baca artikel Inc.com – Communication Skills.