Frasa yang Sebaiknya Dihindari Saat Memberi Pemberitahuan

Memberi pemberitahuan, baik dalam konteks profesional maupun pribadi, memerlukan kejelasan, kepedulian, dan rasa hormat. Pilihan kata yang tidak tepat dapat menimbulkan kesalahpahaman, menurunkan kepercayaan, atau bahkan menyinggung perasaan orang yang menerima pesan. Berikut ulasan mengenai frasa‑frasa yang sebaiknya dihindari serta alternatif yang lebih konstruktif.

1. Frasa yang Terlalu Menuntut

Kalimat yang memberi kesan perintah mutlak sering terasa menekan. Contoh:

• “Segera kirimkan laporan hari ini juga!”
• “Harus selesai sebelum jam 5, tidak ada pengecualian.”

Alih‑alih gunakan bahasa yang menyertakan ruang untuk diskusi atau klarifikasi, misalnya:

• “Mohon dapat mengirimkan laporan sebelum akhir hari kerja, bila ada kendala silakan informasikan.”
• “Apakah memungkinkan laporan selesai sebelum jam 5? Jika tidak, mari kita atur ulang bersama.”

2. Frasa Negatif Tanpa Penjelasan

Pernyataan yang hanya menyampaikan penolakan atau masalah tanpa memberikan konteks dapat menimbulkan kebingungan. Contoh:

• “Anda salah.”
• “Tidak dapat diproses.”

Berikan penjelasan singkat dan tawarkan solusi:

• “Sepertinya ada kesalahan pada data yang dimasukkan. Berikut detail yang perlu diperbaiki…”
• “Saat ini tidak dapat diproses karena dokumen belum lengkap. Mohon lengkapi dokumen berikut…”

3. Frasa yang Membuat Penerima Merasa Bersalah

Kalimat yang menyoroti kesalahan secara langsung sering menimbulkan defensif. Contoh:

• “Anda selalu terlambat mengirimkan dokumen.”
• “Ini semua karena kelalaian Anda.”

Gunakan pendekatan yang menekankan fakta dan kolaborasi:

• “Saya memperhatikan bahwa ada beberapa keterlambatan dalam pengiriman dokumen akhir‑bulan. Apa ada kendala yang dapat kami bantu selesaikan?”
• “Untuk menghindari kesalahan serupa, mari kita tinjau alur kerja bersama.”

4. Frasa Umum yang Tidak Spesifik

Kalimat yang terlalu umum membuat penerima tidak tahu apa yang harus dilakukan. Contoh:

• “Tolong perbaiki ini.”
• “Butuh lebih banyak informasi.”

Berikan detail konkret agar tindakan yang diminta jelas:

• “Tolong ubah format tanggal menjadi DD/MM/YYYY pada kolom 5.”
• “Kami memerlukan tambahan data penjualan per wilayah untuk kuartal III.”

5. Frasa yang Menyiratkan Sikap Tidak Profesional

Penggunaan slang, bahasa yang terlalu santai, atau emotikon berlebih dapat menurunkan kredibilitas. Contoh:

• “Yo, kirim ya!”
• “Calon boss, hati‑hati nih!”

Gunakan bahasa profesional namun tetap bersahabat:

• “Halo, mohon kirimkan dokumen tersebut pada pukul 14.00 WIB.”
• “Bapak/Ibu, harap perhatikan catatan berikut untuk menghindari risiko.”

6. Frasa yang Mengandung Ambiguitas Waktu

Kalimat seperti “segera”, “nanti”, atau “sebentar lagi” dapat diinterpretasikan berbeda. Contoh:

• “Kirimkan segera.”
• “Nanti kita bahas lagi.”

Berikan batas waktu yang jelas:

• “Mohon kirimkan dokumen selambat‑lambatnya jam 11.00 WIB.”
• “Kita bahas kembali pada Rabu, 12 Agustus pukul 15.00 WIB.”

7. Frasa yang Menggunakan Kata “Tapi” atau “Namun” Secara Negatif

Penggunaan “tapi” sering meniadakan apresiasi yang sudah diberikan. Contoh:

• “Terima kasih atas bantuannya, tapi masih ada yang kurang.”

Gunakan struktur kalimat yang lebih positif:

• “Terima kasih atas bantuannya. Berikut beberapa tambahan yang diperlukan…”

8. Frasa yang Menyiratkan “Kita” Padahal Tidak Mengikutsertakan Pihak Lain

Menyebut “kita” ketika keputusan bersifat pribadi dapat menimbulkan kebingungan. Contoh:

• “Kita akan menunda rapat.”

Gunakan kata yang tepat sesuai konteks:

• “Saya memutuskan untuk menunda rapat hingga besok karena agenda yang bentrok.”

Kesimpulan

Mengetahui frasa‑frasa yang sebaiknya dihindari membantu menciptakan komunikasi yang lebih jelas, ramah, dan profesional. Pada dasarnya, hindari kata‑kata yang bersifat menuntut, negatif tanpa penjelasan, menyalahkan, tidak spesifik, tidak profesional, ambigu, atau mengandung kontradiksi. Gantilah dengan bahasa yang sopan, memberikan konteks, menawarkan solusi, serta menyertakan batas waktu yang pasti. Dengan cara ini, pemberitahuan yang Anda sampaikan akan lebih mudah dipahami, meningkatkan efektivitas kerja, dan memperkuat hubungan baik dengan rekan ataupun klien.

Jika Anda ingin mempelajari lebih dalam teknik komunikasi efektif, lihat artikel lengkapnya di sini.